Как создать аналитический отчет: 9 лучших практик

Можно ли как-то улучшить производительность команды продаж? Да, таким инструментов вполне может стать правильная отчетность. Однако, чтобы создать аналитический отчет по всем правилам, потребуется приложить немало усилий. И как только вы освоите лучшие практики, вы сразу же начнете видеть их преимущества.

В рамках данной публикации будут рассмотрены ключевые моменты, связанные с созданием аналитической отчетности, её преимущества и приведены лучшие мировые практики создания комплексного подхода в аналитике. А в завершении приведены практические приемы проверки аналитического отчета, которые, несомненно, пригодятся любому аналитику.

Что такое аналитический отчет?

Аналитический отчет [англ. analytical report] — это бизнес-отчет, в котором данные используются для изучения и оценки бизнес-стратегии или процесса, а также рекомендации для будущих действий.

Все отделы могут использовать аналитические отчеты для оценки собственных продаж и маркетинговой эффективности. Например:

• отдел маркетинга может создать аналитический отчет по плану маркетинга в социальных сетях за первый квартал, чтобы понять, как стратегия сработала и как вы можете ее улучшить;
• отдел продаж, может видеть выполнение плана или ключевых KPI;
• руководство компании сможет наблюдать следование выбранной стратегии.

Однако, соблюдая все аспекты анализа, необходимо создать аналитический отчет так, чтобы в нем отображались ответы на главные вопросы, которые задает бизнес.

Слишком многие люди полагают, что аналитическая отчетность — это обмен данными и возможность рассказать о тенденциях. Это, конечно, правда. Но чтобы создавать действительно выдающиеся аналитические отчеты, важно, чтобы вы включали рекомендации в дополнение к цифрам и тенденциям, как предлагает Асим Кишор — основатель и генеральный директор AK Internet Consulting, Inc:

«Многие из этих тенденций очевидны и могут быть легко созданы с помощью онлайн-инструментов», — отмечает Кишор. «Но что может выделить ваш отчет, так это то, что он включает предложения по изменению или поддержке этих тенденций».

Преимущества аналитической отчетности

Самым большим преимуществом аналитической отчетности является улучшение сотрудничества и коммуникации в команде. Более 75% руководителей и владельцев бизнеса говорят, что аналитическая отчетность помогает им объединить всех членов команды.

Но это не все. Подавляющее большинство также согласны с тем, что аналитическая отчетность помогает в следующем:

1. улучшение производительности
2. совершенствование бизнес-модели
3. улучшить реакцию бизнеса на изменения
4. поощряет больше инноваций.

Учитывая его преимущества, неудивительно, почему 98% компаний создают аналитические отчеты. Остальные 2% не практикуют аналитическую отчетность, но планируют ее использовать.

Лучшие инструменты, которые позволяют создать аналитический отчет

Многие бизнесы используют BI dashboards для аналитических отчетов. Это имеет смысл, поскольку dashboards представляют данные в визуально привлекательном формате, что позволяет легко читать и анализировать данные. К тому же BI dashboards экономят время. Тим Гиббон ​​из Elemental Communications отмечает:

«Слишком часто руководители подразделений и специалисты по цифровому маркетингу создают BI отчетность, которая может удовлетворить потребности бизнеса. Они стараются создавать многочисленные отчеты, которыми было бы легче управлять с помощью dashboards».

При этом, по словам Гиббона, настройка dashboards избавляет от ручной работы по созданию отчетов. Но это не единственный инструмент, для того чтобы создать аналитический отчет.

В России данный формат лишь набирает популярность и находится в зачаточном состоянии. Помимо BI решений, наиболее часто упоминаются следующие три инструмента, которые используются для аналитической отчетности:

• Excel
• Презентации
• Онлайн решения Google / Yandex

Электронные таблицы Excel

Более 2/3 компаний используют электронные таблицы для создания аналитической отчетности. Хотя электронные таблицы хорошо структурируют все, они определенно не являются самым визуально привлекательным инструментом для отчетности перед клиентами.

Презентации

Меньшая группа используют слайды презентаций в качестве инструментов аналитической отчетности. Хотя статические презентации могут и не давать ответов на многие вопросы. Интерактивные, с визуально привлекательными изображениями и контекстом, основанным на данных, могут иметь огромное значение в аналитической отчетности.

Онлайн решения Google / Yandex

Лишь малая часть специалистов используют Google / Yandex Docs и другие онлайн решения в качестве предпочтительных инструментов для создания аналитической отчетности. Помимо того, что они статичны и ограничены, когда дело доходит до обмена визуальными данными, они также часто могут быть утомительными.

Учитывая, насколько быстро развиваются большинство отраслей, возможность сразу увидеть данные и быстро определить, в чем проблема, является огромным преимуществом, и именно поэтому мы видим, что онлайн решения каждый раз входят в ТОП 5 инструментов.

Единственное, что хотелось бы отметить – создать аналитический отчет можно, используя любой инструмент, но главное в этом процессе не инструмент, а четкое следование общепринятым практикам.

9 мировых практик создания комплексного аналитического отчета

Теперь о самом важном – как создать аналитический отчет используя комплексный подход:

1. выбирайте точные данные
2. используйте динамические данные
3. делайте свой аналитический отчет кратким и по существу
4. визуализируйте правильно
5. держите цель впереди и в центре
6. добавьте меньше, но важных деталей
7. думайте с точки зрения удобства использования и внешнего вида.
8. поделитесь необходимым контекстом
9. расскажите историю

Контролируйте точные данные

Убедитесь, что вы используете надежные и проверенные источники данных. Проведите проверку на точность и согласованность данных. Не забывайте о необходимости проверки и очистки данных перед их использованием. Это поможет вам избежать ошибок и создать отчет высокого качества.

«Хотя существует множество способов создать содержательный аналитический отчет, наиболее ценным компонентом являются сами данные», — считает Кристи Хартман из Ariad Partners. «Отчеты с запутанными, повторяющимися или отсутствующими данными могут негативно повлиять на ваше понимание того, как объяснить успехи и неудачи ваших команд».

Это означает, что существует острая необходимость в наличии системы для сбора данных из правильных источников.

Совет: для того, чтобы создать аналитический отчет используйте единую централизованную систему, которая сообщает исторические данные о маркетинге и продажах. Это позволяет членам команды быть в одном информационном поле.

«Этот тип системы замкнутого цикла обеспечит полную видимость показателей трафика, и потенциальных продаж клиентов, что позволит вам создавать подробные, настраиваемые отчеты по всем областям вашего бизнеса», — добавляет Хартман.

Используйте динамические данные

Динамические данные позволяют вашему отчету быть актуальным и свежим. Они предоставляют возможность обновлять и изменять данные в режиме реального времени. Это делает ваш отчет более информативным и полезным для пользователей.

«Использование программного обеспечения, позволяющего создавать динамические отчеты, оказалось нашей наиболее эффективной стратегией создания содержательных и эффективных аналитических отчетов», — делится Дуг Пирс из Sigma Computing. «Более того, эта форма отчетности носит интерактивный характер, что повышает вовлеченность и облегчает понимание представленной информации»

Элиана Левин, соучредитель Find People Easy также приветствует динамические данные, отмечая, что они делают отчеты достоверными. «Руководители должны использовать данные для прогнозирования будущего компании, а с помощью динамических данных мы можем легко получить непосредственный результат посредством прогнозирования», — отмечает Левин.

Визуализация данных

Элиана Левин из FindPeopleEasy не только использует интерактивные данные, но и ценит их визуализацию.

Визуализация данных может сделать ваш отчет более понятным и привлекательным. Используйте графики, диаграммы, карты и другие визуальные элементы для представления данных. Выберите правильные типы визуализаций, которые наилучшим образом отражают ваши данные и цели отчета.

По сути, визуализация данных упрощает понимание и использование аналитических отчетов и делает отчет доступным. Кроме того, важно не только представлять данные в диаграммах, но и обращать внимание на то, какой тип диаграммы вы используете.

«Я всегда выбираю правильную диаграмму для представления данных, потому что, если данные описываются по-другому из-за выбора неправильной диаграммы или графика, они могут оказаться хаотичными», — отмечает Левин. «Поэтому после выбора инструмента представления данных необходимо обеспечить правильный поток отображаемых данных».

Несколько статей на тему какой тип диаграммы лучше всего подходит для показателей вашего отчета:

• Полное руководство по круговым диаграммам
• Линейный график в Excel: 7 приемов визуализации
• Полное руководство по столбчатым диаграммам

Делайте свой аналитический отчет кратким и по существу

Длинные отчеты могут быть сложными для понимания и обработки. Вместо этого сосредоточьтесь на предоставлении важной и необходимой информации. Ваши отчеты должны быть четкими и лаконичными. Избегайте ненужной информации и лишних деталей.

Всегда выбирайте правильный шаблон ключевого показателя эффективности (KPI), соответствующий типу анализа, который необходимо выполнить соответствующим образом.

Теперь возникает вопрос: как можно четко передать информацию?

Упрощая все – от выбора слов до данных, которые вы представляете в отчете, и того, как вы их представляете.

Эвелин Смит из SmithFoxbackdrop отмечает: «Часто люди склонны слишком усложнять простые вещи, что затрудняет их понимание другими. Итак, я включил различные визуальные представления наших данных. В результате аналитический отчет легко понять, поскольку вся компания может не знать о технических процессах».

Поэтому время от времени спрашивайте аудиторию вашего аналитического отчета, насколько легко им его переварить, и можете ли вы что-то сделать, чтобы повысить его полезность для них. Это оставит вам несколько предложений по улучшению ваших аналитических отчетов.

Смит также приветствует создание шаблонов для простоты. «Раньше я создавал каждый отчет с нуля, но понял, что эффективность важна. Итак, я набросал скелет, который можно каждый раз редактировать и изменять. В результате мы сэкономили много времени и сил на создании отчета. Теперь заполняем важные детали и ждем отзывов от других».

Делясь своим опытом, Смит пишет: «После многих лет написания технических статей я понял, что ключом к хорошему отчету является то, насколько четко в нем передается информация».

В дополнение: ключевые показатели анализа данных

Держите цель впереди и в центре

Ваш отчет должен иметь четкую и ясную цель. Определите, для кого вы создаете отчет, и какие цели и задачи он должен выполнять. Это поможет сосредоточиться на наиболее важных аспектах и улучшить эффективность отчета.

Ключом к созданию содержательных аналитических отчетов является представление только наиболее эффективных и полезных данных. Это гарантирует, что вы не перегружаете читателя слишком большим количеством данных, из-за чего ему может быть сложно проанализировать все это и использовать для принятия решений.

Но чтобы правильно выбрать данные для включения в аналитический отчет, важно сначала понять свою цель.

Цель аналитического отчета — принять решения, которые принесут пользу компании

Поэтому «представляйте информацию таким образом, чтобы она была прозрачной и организованной, чтобы все участники могли понять данные и принять совместное и обоснованное решение».

Поймите и запишите цель вашего аналитического отчета. Спросите себя:

1. Чего мы хотим достичь с помощью этого отчета?
2. Что мы хотим показать в аналитическом отчете?
3. Какие решения это может помочь нам улучшить?

После чего, вручную выберите вспомогательные данные для добавления в отчет и решите, как вы их представите (например, используя кластерные диаграммы или создавая гистограммы).

Вся эта предварительная работа по планированию поможет вам создать целенаправленные аналитические отчеты, которые гораздо полезнее, чем отчеты, составленные без особых размышлений.

Не уверены в цели? Спросите об этом аудиторию. В противном случае отчеты могут стать громоздкими, неактуальными и использоваться не по назначению. Однако, имея четко определенную цель, мы предоставляем отчетность, которая дает ценную информацию и удовлетворяет потребности заинтересованных сторон.

Как создать аналитический отчет с меньшим количеством деталей?

Привлеките внимание аудитории с помощью меньшего количества деталей. Вместо того, чтобы писать и добавлять больше информации, сосредоточьтесь на меньшем количестве, но важных деталях в своих аналитических отчетах.

В этом цифровом мире, где концентрация внимания коротка, облегчение понимания вещей просто ОГРОМНО. 

Избегайте добавления ненужных деталей, которые могут отвлекать внимание от основной цели отчета. Вместо этого сконцентрируйтесь на ключевых моментах и фактах, которые действительно важны для вашей аудитории.

Думайте об удобстве использования и внешнем виде

Ваш отчет должен быть удобным для чтения и использования. Разработайте ясную и последовательную структуру отчета, обеспечьте удобное навигацию и используйте контрастные цвета для улучшения читаемости.

Правда в том, что отчеты, которые выглядят визуально привлекательно, читаются гораздо шире, чем загроможденные отчеты, чтение которых занимает много времени.

Поделитесь необходимым контекстом

Включите в свой отчет информацию о контексте, которая поможет читателям лучше понять представленные данные. Это может включать информацию о методологии сбора данных, о том, как данные были обработаны и интерпретированы.

Сделайте свои аналитические отчеты средством решения проблем. Для этого определите конкретную проблему, которую решит ваш отчет.

Данные имеют силу только в контексте. Вы должны объяснить, как вы обнаружили проблему и какие шаги вы предприняли для ее устранения. В самых успешных отчетах четко излагается проблема, определяется целевая аудитория и анализируются успехи или неудачи предыдущих решений.

Расскажите историю

Аналитический отчет — это не просто набор данных. Вы можете представить данные в виде истории, которая захватит внимание вашей аудитории и сделает отчет более интересным и запоминающимся.

«Человеческий мозг предпочитает сильные сюжетные линии или сюжет, поэтому, если вы построите стиль своего аналитического отчета с учетом рассказывания историй, ваши усилия по составлению отчета по бизнес-анализу будут значительно более эффективными», — делится Стив Уилсон из Bankdash. «Я понял, что больше сотрудников и менеджеров понимают и действуют на основе результатов отчетов более эффективно, когда есть история, которой можно следовать»

Как рассказывать впечатляющие истории с помощью данных – это тема отдельной статьи. В рамках этого пункта лишь несколько важных тезисов:

1. найдите историю в данных, но постарайтесь быть объективным
2. определите, какие данные важны
3. добавьте негатива, боль, проблему
4. адаптируйте данные к своей аудитории
5. структурируйте свою историю
6. соедините историю с реальным календарём
7. редактируйте, пока история не станет ясной и лаконичной
8. подсветите идеи
9. завершите мотивом к дальнейшим действиям

Применяя эти важные практики действительно, можно создать аналитический отчет. Однако, важно помнить, что качественный отчет — это результат не только тщательной работы, но и проверки.

Практические приемы проверки аналитического отчета

Мало создать отчет по правилам, его нужно проверить на предмет ошибок и неточностей.

Необходимо внимательно проверить все данные, логику построения отчета, использованные источники информации, выводы и рекомендации. Можно также провести дополнительный анализ данных или проконсультироваться с экспертами. Ниже описаны ключевые моменты проверки аналитического отчета.

Проверка точности данных. Проверьте, правильно ли указаны все данные, нет ли ошибок или опечаток. Сравните данные с другими источниками, если это возможно.

Для этого необходимо выборочно сопоставить полученные данные (любой период, любой клиент, любой продукт) с исходным массивом данных. Ведь основная задача аналитика не столько сделать быстро и красиво, основная задача предоставить корректные данные. И лучше потратить немного времени на проверку, чем разрушить собственную репутацию неверным отчетом.

Проверка логики и структуры отчета. Убедитесь, что отчет построен логично, все разделы находятся на своем месте и нет противоречий между различными частями отчета.

Посмотрите на отчет глазами пользователя, насколько удобен отчет, насколько читаем и интуитивно понятен.

Проверка использованных источников. Убедитесь, что все используемые источники являются надежными и точными.

Проверка выводов и рекомендаций. Прочитайте выводы и рекомендации и убедитесь, что они основываются на представленных данных и не противоречат им.

Консультация с экспертами и коллегами. Если возможно, обратитесь к экспертам в этой области за их мнением о качестве отчета. Попросите коллег протестировать отчет на ошибки с пользовательской стороны.

Проведение дополнительного анализа. Если это возможно, выполните дополнительный анализ данных для подтверждения их точности и надежности.

Проверка визуализации данных. Убедитесь, что визуализация данных сделана качественно и соответствует данным.

Рецензирование отчета. Получите отзывы от коллег или экспертов в этой области для выявления возможных ошибок и улучшения качества отчета.

В заключение, создание эффективного аналитического отчета требует тщательного сбора и анализа данных, а также правильного представления результатов. Следуя 9 лучшим практикам создания комплексного аналитического отчета и 8 практическим приемам проверки, вы сможете создать отчет, который поможет принимать обоснованные решения и достигать поставленных целей.

В данной статье были рассмотрены основные аспекты создания аналитического отчета и практики, которые помогут создать эффективный и качественный отчет. Однако, стоит помнить, что создание аналитического отчета — это непрерывный процесс, который требует постоянной адаптации и совершенствования в быстро изменяющихся условиях.