Перестать ли создавать дашборд по продажам в Excel?

Большинство компаний используют Excel или Google Sheets в качестве основных инструментов для создания информационных дашбордов. Фактически, если вы представляете малый и средний бизнес вполне вероятно, что электронные таблицы являются вашим основным способом отслеживания эффективности продаж. Стоит ли перестать создавать дашборд по продажам в Excel и начать использовать иные инструменты?

Ключевые проблемы электронных таблиц при создании дашборда

У Excel есть свои сильные стороны, но, когда дело доходит до обработки больших наборов данных, он часто терпит неудачу. С ростом объемов и сложности данных, строить дашборды продаж в Excel становится все менее эффективным и целесообразным. И на то есть вполне объективные причины:

1. Визуализация данных – это основной недостаток электронных таблиц Excel и Google Sheets. Когда дело доходит до визуализации ключевых показателей эффективности продаж, электронные таблицы не самый лучший инструмент, помогающим людям быстро и легко понять, что происходит. Да это возможно, но не всегда эффективно и слишком шаблонно.
2. Безопасность данных – информация, хранящаяся в Excel, может быть легко скопирована и передана третьим лицам, что может привести к утечке конфиденциальных данных.

Почему так сложно создавать дашборд по продажам в Excel?

На самом деле Excel никогда не задумывался как инструмент информационной панели. Хотя в Excel имеется множество функций визуализации данных, которые можно объединить в интерактивный дашборд в excel, конечные результаты оставляют желать лучшего.

Дашборды продаж в Excel часто содержат много визуального «шума», из-за которого людям трудно увидеть информацию, которая им действительно важна. Они также неуклюжи и их трудно редактировать.

Плюсом бесплатные шаблоны панелей мониторинга для Excel, которые можно скачать в Интернете, редко являются практичным решением. В 99,9% случаев вам придется вносить изменения в исходный шаблон либо создавать всё с нуля, а сделать это совершенно непросто.

Если Excel так плох, стоит ли переходить альтернативные решения?

BI инструменты

Если у вас есть время и деньги, инструменты бизнес-аналитики (или инструменты BI) станут лучшим решением для создания интерактивных дашбордов.

Однако их освоение может занять много времени (около 4-6 недель в случае с Microsoft Power BI или Tableau) и, в зависимости от ваших потребностей, они также могут очень быстро стать очень дорогими. Это связано с тем, что инструменты BI, хотя и мощные, сложны в освоении и использовании.

Плюс, в современных реалиях потребуется время и средства на поиск, сравнение и внедрение альтернативных инструментов, т.к. некоторые вендоры ушли с рынка России. А среди наших аналогов не так много интересных вариантов.

Облачные технологии

Использование облачных платформ от Yandex и Google предоставляют пользователям возможности для создания интерактивных дашбордов и вполне могут стать неплохой альтернативой.

Однако тут есть несколько незакрытых нюансов с безопасностью и не для всех компаний целесообразна выгрузка данных во внешние хранилища.

Использование языка программирования

Применение языков программирования, таких как Python, R или JavaScript позволяют создавать сложные аналитические инструменты с помощью программирования, что дает возможность гибкой настройки и адаптации дашборда отдела продаж под конкретные задачи.

Но и здесь не без сложностей:

• необходим специалист с углубленными знаниями языков программирования (курса «взлет-посадка» тут недостаточно
• к эстетике визуализации на Python есть множество вопросов

Привлечение команды опытных разработчиков может помочь вам создать индивидуальную панель мониторинга продаж с использованием языков программирования. Такой подход обеспечивает максимальную гибкость и масштабируемость при одновременном удовлетворении ваших уникальных бизнес-потребностей.

Любые альтернативные инструменты для построения дашборда отдела продаж, как правило, нацелены на более крупные организации, работающие с большим количеством данных и сложной организационной структурой. Для малого и среднего бизнеса это просто бессмысленное решение.

Несмотря на существование альтернативных решений, важно осознавать уникальные преимущества, которые предлагает Excel.

Excel как надежный выбор для создания дашборда отдела продаж

Ниже перечислены причины, по которым вам следует рассмотреть возможность использования Excel при создании дашборда по продажам:

Знакомство и простота использования

Excel широко известен и используется во всех отраслях промышленности, что делает его привычным для большинства сотрудников. Его удобный интерфейс и интуитивно понятные функциональные возможности позволяют пользователям с различным уровнем технической подготовки эффективно создавать и настраивать дашборды отдела продаж. Низкая кривая обучения обеспечивает более плавный переход и снижает потребность в длительном обучении.

Экономическая эффективность

Являясь стандартным инструментом на большинстве рабочих мест, Excel легко доступен пользователям без дополнительных затрат. Нет необходимости в дорогостоящих лицензиях на программное обеспечение или постоянной абонентской плате, связанной с другими решениями BI аналитики. Такая экономичность делает Excel привлекательным вариантом, особенно для малого бизнеса или частных лиц с ограниченным бюджетом.

Настройка Excel

Excel предлагает надежные возможности настройки, позволяющие вам адаптировать дашборд отдела продаж в соответствии с вашими конкретными требованиями. Благодаря широкому спектру формул, диаграмм и функций форматирования вы можете создавать персонализированные визуализации, соответствующие вашим бизнес-целям и предпочтениям. Такая гибкость позволяет вам представлять данные таким образом, чтобы они находили отклик у вашей команды и заинтересованных сторон.

Интеграция и совместимость

Excel легко интегрируется с различными источниками данных, позволяя импортировать данные из нескольких систем и объединять их в единую информационную панель. Независимо от того, поступают ли данные с CRM-платформ, ERP-систем или из внешних источников, совместимость с Excel обеспечивает плавный процесс интеграции данных. Кроме того, файлами Excel можно легко обмениваться и получать к ним доступ на различных устройствах и операционных системах, что способствует совместной работе и обмену информацией.

Доступность в автономном режиме

Одним из существенных преимуществ Excel является его доступность в автономном режиме. В отличие от веб-панелей мониторинга, которые зависят от подключения к Интернету, Excel позволяет создавать, обновлять и анализировать панель мониторинга продаж даже в автономном режиме. Эта функция особенно ценна в ситуациях, когда подключение к Интернету ограничено или ненадежно, обеспечивая бесперебойный доступ к важнейшим данным о продажах.

В современном быстро меняющемся деловом мире поддержание высоких показателей продаж имеет решающее значение для успеха. В течение многих лет Excel был основным инструментом для создания информационных панелей продаж.

Несмотря на существование альтернативных решений, Excel остается надежным выбором для создания информационных панелей продаж благодаря:

• своей простоте использования,
• экономичности,
• возможностям настройки,
• интеграции,
• доступности в автономном режиме.

Он предлагает удобный интерфейс, что делает его доступным для пользователей любого уровня квалификации. Если вы уже освоились с Excel и у вас ограниченные ресурсы или особые потребности в настройке, использование Excel может стать практичным и эффективным решением.