Как проводить план факт анализ продаж?

Один из ключевых инструментов управления продажами является контроль выполнения плана. Однако управлять можно лишь в том случае, если запущены и отлажены механизмы контроля. Собственно для этого и строится план факт анализ продаж. После прочтения данной статьи, у читателя сложится четкое понимание зачем нужен и как применять данный инструмент на практике.

План факт анализ [англ. plan fact analysis] – это инструмент, который предоставляет менеджменту наглядную картину работы компании, для принятия своевременных и оперативных управленческих решений.

Что такое план факт анализ?

Исходя из определения выше, план факт анализ некий инструмент контроля, позволяющий видеть правильно ли выстроен алгоритм продаж в компании.

По сути, план факт анализ сопоставляет плановые показатели деятельности компании в целом или отдельного подразделения с аналогичными фактическими показателями (за тот же период и в тех же разрезах).

К сожалению, данный анализ может вызвать некие грустные ассоциации плановой экономики Советского Союза, однако он вполне может стать интересным инструментом. При правильном подходе план факт анализ можно сделать приятным, наглядным, читаемым и побуждающим делать правильные выводы. Именно такой инструмент будет описан в рамках данной публикации.

Чем важен план факт анализ показателей?

Во многих организациях бюджет играет основополагающую роль. На основе бюджета осуществляется управление компанией и происходит движение финансовых потоков. При этом бюджет верстается исходя из предварительного плана продаж.

Например, закупка комплектующих материалов, расходников, производственных мощностей и прочих атрибутов обеспечения продаж, строится исключительно на плановых показателях.

В противном случае осуществить управление компанией, в принципе невозможно по определению и в конечном итоге компания может начать нести существенные убытки.

Внедрение план факт анализа как элемента управления и контроля деятельности компании в корне меняет ситуацию и позволяет вовремя корректировать стратегию развития, если что-то пошло не так.

Именно план факт отчеты, позволяют формировать будущие бюджеты с учетом текущих результатов продаж. При этом остается некий плацдарм, позволяющий избегать ошибок, допущенных в предыдущих периодах.

По сути метод план факт анализа — это не метод выявления проблем, а способ корректировки будущей эффективности компании. Естественно, при условии соблюдения правил построения отчетности на всех этапах формирования данного анализа.

Этапы план факт анализа

Сама методология проведения план факт анализа будет ниже, однако для того чтобы данный анализ провести должна быть пройдены определенные этапы:

Этап 1 Планирование

Как бы это банально не звучало, но для того чтобы проводить план факт анализ должен быть план. Анализ такого рода позволяет сопоставить фактические показатели с плановыми. И если нет плана, то и факт сопоставлять не с чем.

Две важных составляющих планирования:

1. Планирование проводится задолго до начала отчетного периода (год, квартал, месяц)
2. В плане должны быть заложены показатели экономической целесообразности деятельности компании

Этап 2 Выбор показателя для анализа

Прежде чем приступить к проведению анализа необходимо определиться с ключевыми показателями, которые мы хотим отслеживать. Необходимо детально продумать, как планируется проводить анализ (пока это можно сделать схематически, на бумаге или выстроив процесс в голове). Однако необходимо понимать в каких разрезах мы будет формировать план факт анализ:

• это могут быть отдельные статьи доходов и расходов
• это может быть определенная категоризация по продуктам, клиентам, договорам
• это могут быть различные единицы измерения (шт., рубли, торговые точки, метры и т.д.)

Только сформировав структуру показателей в голове или на бумаге, можно переходить к следующему этапу, на котором мы задаемся вопросом что у нас с данными.

Этап 3 Подготовка данных

В основе любого план факт анализа лежат данные. Их подготовка очень важный и нужный этап проведения анализа показателей продаж. И, собственно, сама подготовка данных включает несколько значимых моментов:

1. наличие данных в базе (будь то CRM, файл Excel, облако с данными)
2. понятная структура данных (детализация, формат пригодный к обработке, пути)
3. инструмент обработки данных (Excel, BI, CRM)

Именно на стадии подготовки данных у аналитика должно сформироваться четкое понимание:

• какие данные есть?
• в каком виде эти данные?
• как их обработать с минимальными затратами времени?
• достаточно у аналитика навыков для обработки данных?

И только после того когда есть план, есть понимание что мы хотим отслеживать и четкое знание, что для этого есть все возможности, можно приступать к проработке основных деталей анализа ключевых показателей.

Значимые нюансы план факт анализа

При проведении план факт анализа важно помнить 5 значимых моментов:

• Наряду с абсолютным показателем выполнения плана, необходимо учитывать его вес в сравнении.

Например. Выполнение плана по отдельно взятой категории товаров равно 100%, при этом доля товаров этой группы в обороте компании не превышает и 3%. При этом выполнение плана по основной категории, с долей в товарообороте более 40%, составило 68%. Естественно, идеальное выполнение для незначительного продукта не сможет нивелировать огромный разрыв для ключевой группы товаров.

• Важно иметь допустимый коридор выполнения плана. Да, стремление к 100%-му выполнению — это похвально, однако не всегда удается этого достичь. Именно поэтому необходим допустимый и оптимальный коридор выполнения (90-110%). Еще лучше, если таких допустимых коридоров будет несколько.
• Недовыполнение плана, не хуже и не лучше перевыполнения. Именно поэтому для корректировки процессов в будущем, необходимо обращать внимание на знак выполнения плана (минус или плюс).

Например. Перевыполнение плана на 30% и более может привести к дефициту продукции на складе, а недовыполнение на эти же 30% приводит к затовариванию складских площадей и остановке линий производства.

• Необходимо выбрать несколько показателей, на которые нужно особенно сфокусироваться. План факт отчет может содержать широкий спектр показателей, но исследовать необходимо лишь ту часть, что грозит значительными неблагоприятными последствиями.
• Важно правильно оценивать факторы, влияющие на выполнения плана и делить их по степени влияния.

Например. Причиной невыполнения может стать ошибка при формирования плана (это внутренний фактор, на который мы можем повлиять и скорректировать). А могут быть крупные макроэкономические или политические изменения (на которые мы повлиять не можем, а можем лишь быстро подстроиться к новым реалиям).

Уделив этим аспектам чуть больше внимания можно выстраивать подробный алгоритм расчета план факта.

Пошаговый алгоритм выполнения план факт анализа

Алгоритм формирования отчета по отклонениям план факт показателей в любых аналитических разрезах строится на понятных шагах:

1. расчет
2. оформление
3. анализ результата

Однако, на практике в простую инструкцию можно добавить несколько важных шагов.

Начинать расчет план факт анализа стоит с постановки ключевых показателей отслеживания и обеспечения их наличия в учетной системе. Допускаю мысль, что процесс планирования в вашей компании запущен и планы на предстоящие периоды сверстаны и залиты в CRM. Задача аналитика сводится к выгрузке данных показателей и их сведению в единую финальную форму.

Шаг 1 Подготовка

Если с фактом всё более или менее понятно, то план вполне себе может жить отдельной жизнью. Поэтому для корректного сведения отчета, необходима хотя бы первичная подготовка данных, которая может включать следующие моменты:

• проверка наличия всех необходимых показателей учета
• обогащение данных требуемыми разрезами и детализацией
• в случае отсутствия необходимой детализации, формирование справочников
• форматирование итогового массива данных в удобный для обработки вид

Шаг 2 Источники данных

На сегодняшний день уже мало компаний, у которых отсутствует какая-либо CRM система для отслеживания фактический показателей. Поэтому с получением фактических данных проблем возникнуть не должно.

А вот, что касается плановых показателей, нередки случаи, когда они существуют сами по себе в отдельных Excel файлах, сторонних базах и письмах руководителя. И для того чтобы вычленить необходимую информацию по планам иногда придется постараться.

Основная задача при выгрузке данных — приведение данных к единому формату и структуре, удобной для их последующей обработке.

Шаг 3 Расчет показателей

После выгрузки показателей плана и факта в Excel необходимо произвести расчет отклонения. Для наглядности и удобства, помимо абсолютного отклонения рассчитывается процент отклонения факта от плана или отклонение относительное:

• Δ = Ф-П, где Ф — факт, а П — план
• % = Ф/П*100

Шаг 4 Коридор допустимых значений

Рассчитав основные значения показателей необходимо выделить коридор допустимых значений, как абсолютных, так и относительных.

«Идеальная карта» допустимых относительных отклонений:

• отклонение менее 10% считается незначительным и не требует детального изучения
• отклонение 50% (как в плюс, так и в минус) уже существенно и требует углубленного анализа
• отклонение более 50% значительно и требует обоснования

Шаг 5 Понятная визуализация

Визуальная составляющая неотъемлемая часть любого отчета. План факт не исключение. Для того чтобы обеспечить наглядность выполнения показателей желательно прибегнуть к условному форматированию. Для семейства инструментов от Microsoft то можно легко настроить, а вот для иных инструментов возможны варианты.

• значимое плюсовое отклонение можно выделить зеленым или синим цветом
• значительные минусовое отклонение – всегда красным

Таким образом, план факт анализ становится намного нагляднее. Благодаря цветовому оформления становится понятно какому показателю необходимо уделить повышенное внимание.

Шаг 6 Выводы

На основе оценки выполнения плана выстраиваются ключевые выводы по каждому отклонению, выявляя причины значимых отклонений:

• фактическое уменьшение / увеличение спроса
• некорректное планирование

Описывается общий вывод по фактическому результату за анализируемый период с предоставлением рекомендаций возможного изменения ситуации к лучшему.

Прекрасный и наглядный пример оформления план факт анализа в Excel в познавательном видео Николая Павлова

Соблюдая простые рекомендации пошагового алгоритма расчета план факта, стоит понимать какую пользу это может принести компании.

Как провести план факт анализ с пользой

Выборочный анализ

Чтобы не утонуть в цифрах, лучше всего сосредоточиться на значимых отклонениях, а небольшие проигнорировать. Нет необходимости тратить часы работы на выявление причин отклонения в 100 рублей. При этом рост или падение себестоимости за единицу продукции на 30% и более — это весомый аргумент углубления в детали отчета.

Поиск взаимосвязи отклонений

Взаимосвязи в продажах логичны и объяснимы. Например, рост курса валюты может приводить к росту цены за единицу продукции и снижение потребления товара конечным покупателем. Тем самым обусловлено невыполнение плана продаж.

Регулярность проведение план факт анализа продаж

Как часто нужно проводить план факт анализ продаж? Залог успеха — это регулярность его проведения. Мало фиксировать % выполнения плана раз в год или даже квартал. Необходимо постоянно отслеживать результат выполнения плана (раз в месяц, а лучше на ежедневной основе). Такой подход позволит своевременно заметить неблагоприятную тенденцию и предпринять соответствующие меры.

Выявление причин такого выполнения

С чем связано недовыполнение плана? Проморгали важного клиента или затянулась бумажная волокита с документами? А может товара на складе не оказалось к нужному моменту? Всегда нужно анализировать причины.

Да и выполнение плана — это не повод для расслабления. Что стало драйверами этого события? Действительно ли в выполнении есть заслуга отдела продаж или это воздействие внешних факторов (например, случайный спрос, или незапланированное событие)?

Акцент на плюсе и на минусе

Если план выполнен — это не повод расслабляться. Рассмотрев выполнение с большей детализацией, вполне вероятно, можно найти категории / подразделения / группы товаров, в которых выполнение отрицательно. Именно такие показатели могут являться точками роста или тянуть бизнес компании вниз. На это всегда стоит обращать внимание.

У минуса есть и обратная сторона медали. Если план перевыполнен на 300-500-1000 процентов, это не всегда заслуга продажника, и это не повод хвалить себя. В таком случае вполне имеет место быть ошибка планирования, которую желательно скорректировать.

Как использовать результаты план факт анализа

Отслеживание цифр в план факт отчете может быть очень увлекательным занятием, особенно если с визуализацией у аналитика всё прекрасно. А дальше то что? Во что должны выливаться результаты план факт анализа? Как их использовать? Тут есть на что обратить внимание.

Находим виновного

Извечный вопрос нашей страны: «Кто виноват?» План факт анализ может быть сосредоточен на ключевом показателе любой компании — выручке. И если это показатель не дотягивает, то углубившись в детали, всегда можно найти ответственного:

1. с клиентом недоработка — продажи
2. товар не привезли — логистика
3. не произвели — производство
4. не произвели по причине отсутствия комплектующих — закупка
5. отсутствие спроса — маркетинг

И если в компании грамотно выстроена система KPI, такое невыполнение вполне может сказаться на чьей-то премии.

Строим план будущего

Результаты план факт анализа в обязательном порядке необходимо учитывать при планировании следующих периодов. Если стабильно недовыполнение, то явно амбиции завышены. А если постоянно отмечалось перевыполнение — вполне можно немного поднять планку.

Корректируем план настоящего

Обычно, план верстается в 3-4 квартале года, на следующий. И по итогам первых двух кварталов нового года крайне желательно свериться и актуализировать показатели. Существует масса поводов для пересмотра структуры производства и системы продаж.

Пересмотр плана — это вполне нормальное решение для деятельности компании, причем как в большую, так и в меньшую сторону.

Усиливаем бизнес

План факт анализ — прекрасный шанс определить проблему и выявить скрытые  возможности компании. Нашли отклонение — выявили его причину — выстроили план устранения — сделали выводы на будущее — стараться больше не допускать такой ошибки.

Основная ошибка многих компаний – создание безупречной системы планирования и бюджетирования, но не проводить при план-факт анализ. Не допускайте такого и помните: лучше увидеть цифры невыполнения плана и устранить проблему, нежели не отслеживать план факт, надеясь, что всё прекрасно.