8 принципов создания дашборда

Дашборд [англ. data dashboard] — это инструмент управления информацией, для отслеживания ключевых показателей эффективности, а также показателей которые имеют отношение к вашему бизнесу, отделу или конкретному процессу.

В рамках данной статьи теоретические основы построения дашборда будут рассмотрены лишь вскользь, только основы. Нас больше интересует практическая сторона вопроса. Теории и так вполне достаточно на просторах рунета, а вот чтобы выловить практически полезный материал, придется потратить немало усилий.

5 причин важности дашборда для бизнеса

В бизнесе сотни процессов, а учитывая огромное количество данных, доступных в наши дни, управлять ими и извлекать из них ценность может быть довольно сложно. Упрощение анализа и распространения данных с помощью таких инструментов, как дашборд, — это способ помочь руководителям компаний обновить свои механизмы и принимать более разумные, лучшие и быстрые решения на основе данных. А хорошо разработанная информационная панель повышает уровень управления информацией и принятия решений. Почему же дашборд так важен для бизнеса?

1. Дашборды объединяют и визуализируют данные из нескольких источников, таких как базы данных, локально размещенные файлы и веб-службы и позволяют отслеживать информацию в реальном времени. Нет необходимости перемещаться по разным базам, отчетам, метрикам — всё в одном, легкодоступном месте. При этом есть возможность одновременно измерять и  отслеживать несколько KPI и метрик, порой разнонаправленных (например, уровень сервиса, складские остатки, продажи, статистика посещений сайта) в режиме одного окна.
2. Легкость понимания. Хороший дашборд четко показывает ряд ключевых показателей, поэтому вам не нужно быть экспертом в области аналитики, чтобы понять их. Если вы хотите глубже изучить конкретный набор данных, у вас всегда есть возможность использовать более конкретные инструменты.
3. Отчетность становится более эффективной. Наличие дашборда сэкономит вам много времени. Вместо того, чтобы собирать данные из разных источников и строить диаграммы самостоятельно, информационные панели делают всю эту работу за вас. Вам просто нужно потратить некоторое время в начале, чтобы настроить показатели и решить, как их представить. С этого момента отчеты создаются автоматически.
4. Обеспечение легкого доступа. Если вы автоматически синхронизируете панель мониторинга в облаке, вы можете подключать разных пользователей независимо от их удаленности, чтобы вся ваша команда могла получать доступ к одной и той же информации из любого места и любого устройства.

Связав конкретные ключевые показатели эффективности, которые соответствуют вашим бизнес-целям, вы можете углубляться в детали информации, создавать эталоны и сравнивать свой успех на постоянной основе.

Основная разница между дашбордом и отчетом

Почему так необходимо знать разницу между отчетом и дашбордом и почему это так важно? Ключевая разница между отчетностью и дашбордом в смещении точки зрения с периодической отчетности на постоянный мониторинг ситуации в компании.

Сходства дашборда и отчетности

Основное сходство заключается в том, что и отчет и дашборд — это способ предоставления информации о текущем состоянии ключевых процессов бизнеса.

Возможность мониторить исторические данные прошлых периодов. Заложенные исторические данные, позволяют видеть насколько хорошо или плохо идет компания в сравнении с прошлым периодом.

Возможность объединения нескольких групп показателей вместе.

Визуализация данных приемлема в обоих случаях.

Ключевые отличия дашборда от отчета

Отчет содержит более подробную информацию. Дашборд нацелен на оперативность, краткость и лаконичность предоставления информации.

Дашборд существенно короче табличной составляющей отчетности. Некоторые отчеты скролить вправо или вниз можно до очень долго, а некоторые размещены даже на нескольких листах. Dashboard же ограничивается рамками 1-го экрана монитора.

Дашборд интерактивен — в нем можно менять параметры воспользовавшись фильтрами или срезами. Отчет зачастую статичен и содержит максимально полный набор информации.

Дашборд динамичен — данные обновляются в реальном времени (по мере обновлении источника). Отчетность обновляется несколько сложнее и времени на обновление требуется гораздо больше.

В конечном итоге отчет включает краткую пояснительную записку, может сопровождаться резюме или рекомендациями для дальнейшего развития бизнеса. Дашборд подразумевает более глубокое знание и понимание вопроса пользователем и не включает пояснения или рекомендации.

Это пожалуй ключевые сходства и различия между отчетами и дашбордом. Однако не стоит забывать, что придает дашбордам и отчетам ценность — это то как команда использует их для улучшения результата.

Осознав общую суть, важность дашборда для бизнеса, а также его основные сходства и отличия с отчетами, можно приступать к принципам построения дашборда. Собственно, практическая часть на них и выстраивается.

Принципы создания дашборда

Есть несколько важных принципов, на которых выстраивается создание дашборда в любой компании. Они универсальны. Понятны и просты. Однако следование им позволит существенно сэкономить время и нервы.

Общение с заказчиком

Самое важное, что необходимо сделать — это поговорить со всеми получателями дашборда (ну или по крайней мере с их руководителями). У каждого спросить про три главных показателя, которые хотелось бы отслеживать. Визуализация имеющейся отчетности и возможность её автоматического обновления это не та ценность, которую дает дашборд. Важно выстроить процессы, выявить реальные показатели и метрики, способные оживить бизнес.

Сначала темплейт

Настраивание, автоматизация и визуализация — это процесс не быстрый. Иногда на это уходят дни и даже недели. Для того чтобы потом не переделывать, сначала рисуем темплейт (пробный эскиз). Какие тут есть варианты?

• на бумаге
• схематически в Word (замечательно подойдут блок-схемы)
• примерный набросок в Excel

И с этими набросками идем к заказчикам (ко всем из первого пункта 🙂 ). Разговариваем, обсуждаем, выясняем зачем <= очень важный вопрос для понимания, что хотят получить от того или иного показателя.

Источники

Это только в стихотворении Некрасова всё понятно и известно:

«Откуда дровишки?»- «Из лесу, вестимо;

Отец, слышишь, рубит, а я отвожу»

А вот у аналитика при построении дашборда всё не так однозначно. Основными источниками могут быть:

• CRM
• файлы (причём, с самыми разными расширениями 🙂 )
• базы данных
• сайт или облако

Важно помнить, что сочетание и технические особенности этих источников данных могут быть очень необычными. Этот момент обязательно стоит выяснить и понять в самом начале пути и от этого уже строить дашборд.

Стандартизация

Прежде, чем начать реализовывать на практике все идеи, крайне желательно продумать единый стандарт оформления визуальных элементов. Разработайте единый стандарт до того как будет нарисован первый график. Из основных моментов:

1. определенная группа товаров на разных графиках должна быть одного и того же цвета
2. одни и те же шрифты в описании, заголовках, легендах и подписях
3. одна и та же стилистика оформления графика (сетка, легенда и название всегда в одном месте)
4. какого цвета и какие шрифты в шапке таблиц (и они должны быть одинаковы на разных листах)
5. отрицательное красным, положительное синим (или зеленым? а может черным?)
6. соблюдение корпоративной стилистики (если нет брендбука, хотя бы соответствие дизайну логотипа)

Однако, всегда стоит помнить, что этот стандарт это рекомендация, а не закон. И главное знать: не всегда то, что красиво — читаемо.

Совет: Прежде чем начать, поиграйтесь с вариантами, цветами, шрифтами и т.д. Как читается лучше? Как визуально понятнее? Что с чем сочетается лучше? И прочитайте хотя бы один мануал по шрифтам/цветам и корпоративной стилистике.

Четкость блоков

Рисовать дашборд следует по принципам блочного выстраивания. Человек читает слева направо и сверху вниз. Именно в такой схеме движения глаз необходимо выстроить блоки. Самый важный показатель будет слева вверху.

Разнообразие

Понятно, что столбчатая диаграмма или линия это практически маст-хэв дашборда, но есть и другие варианты передачи информации. Используйте разные типы визуализацией.

Обратная связь

Человек, личность непредсказуемая. Пользователь дашборда непредсказуем вдвойне. Этот факт стоит просто знать 🙂 Поэтому, всегда должна быть обратная связь:

• Как открывают?
• Что смотрят?
• Как меняют параметры?
• Где смотрят то, что они смотрят 🙂 ?

Лучше лично. Вместе. Сначала, краткий инструктаж, потом вопросы-ответы.

Апгрейд

Времена меняются, но новизна должна оставаться. Новые версии Dashboards должны выходить. Чуть быстрее. Чуть удобнее. Чуть лучше. С новой метрикой. С дополнительной ценностью.

Пользователь привыкает, поэтому для большей эффективности изменения в дашборде необходимы. Не кардинальные. Не частые. Однако заметные и значимые.

По сути, это основы и на этом можно было бы закончить. Однако хотелось бы дать чуть больше. Пожалуй, стоит добавить несколько моментов, которые позволят сделать дашборд ценнее.

Какие показатели эффективности должны отражаться на дашборде?

Дашборд может включать столько показателей, сколько мы посчитаем нужным. Однако всегда стоит помнить, что мы хотим отслеживать выбирать соответствующие индикаторы. Например, для эффективности продаж, нам важно знать информацию по клиентам и сделкам. Для хода выполнения проекта, нам важно понимать сколько времени прошло и какой путь еще впереди. Для финансов важна маржа. Именно с этой точки зрения, предлагаю несколько вариантов ключевых параметров для отслеживания, которые стоит разместить на дашборде.

Прежде чем определить наши ключевые показатели для дашборда необходимо ответить на единственный вопрос: «Какую проблему бизнесам я пытаюсь решить?». Ответ сам расставит всё на свои места.

Метрики для дашборда отдела маркетинга

Хороший маркетинговый дашборд быстро внесет ясность по эффективности рекламы, контент маркетингу, доходности проводимых акций, поэтому наш маркетинговый дашборд должен включать некоторые из следующих элементов:

• показатель отказов
• средняя продолжительность посещения сайта
• глубина посещения
• показатель отказов
• % достижения целей
• доход на пользователя / ТТ / клиента
• рост товарооборота
• изменение Offtake
• текущая доля компании / продукта

Дашборд отдела продаж

Показатели на таком дашборде позволяют следить за эффективность продаж и отслеживать их в одном месте. Ниже некоторые из KPI, которые вполне можно разместить на дашборд управления продажами:

• товарооборот (тут возможны варианты и детализация)
• количество сделок
• число новых клиентов
• лидеры среди отдела / категории / клиентов
• выполнение плана
• оборачиваемость

Финансовый дашборд

Финансы очень важная составляющая любой деятельности, поэтому нужно точно и оперативно знать обо всех изменениях в этой сфере. Ниже важные KPI показатели для финансового дашборда:

• маржа
• расходы компании
• дебиторская задолженность
• доход на сумму инвестиций
• окупаемость проекта

Дашборд отдела коммуникаций / поддержки клиентов

То как мы коммуницируем с клиентами очень важно для компании. Можно и эти показатели отслеживать на дашборде:

• уровень сервиса
• количество новых сделок / клиентов
• продление / перезаключение старых контрактов
• средняя длительность общения
• рейтинг лидеров

Показатели универсального дашборда

Эти показатели целесообразно разместить на общем дашборде:

• доходы
• количество клиентов
• выполнение плана
• детализация по категории / отделам /клиентам / менеджерам
• количество новых пользователей / сотрудников
• представленность товара по каналам сбыта / сетям / источникам
• рейтинг лучший / худший …

Не важно, какой показатель необходимо отслеживать, важно, чтобы вы всегда знали, находитесь ли вы на правильном пути к достижению своих бизнес-целей или давно с него свернули. Тем самым вы всегда сможете оперативно корректировать свои усилия по достижению целей в режиме реального времени, повышая шансы на успех.

FAQ по дашбордам