Всё, что важно знать про abc анализ в одной статье

По своей сути abc анализ продаж — это один из самых простых, но важных видов анализа в любой компании. Мне лично не доводилось еще встречать компанию, в которой не знали бы о необходимости проведения авс анализа, причем, не только ассортимента, но и клиентов, и даже сотрудников.

В рамках данной публикации рассмотрены все самые важные аспекты проведения abc анализа продаж. Дочитав статью до конца, у читателя сложится общий пазл данной методики, как в теоретической части, так и с практической стороны.

Что надо знать про abc анализ в продажах?

Изначально предлагаю разобраться с определениями. 

ABC анализ [англ. abc analysis] — это методология категоризации выбранных показателей, при котором они делятся на три категории A-B-C по убыванию доли в продажах, где категория A имеет наивысшую ценность, а C наименьшую.

Для любого вида анализа должна быть четкая и понятная цель. Так вот цель abc анализа — это ранжирование параметров на предмет их максимальной доходности. Другими словами, будь то ассортимент или контрагенты, или сотрудники, наша с вами задача в процессе анализа понять что (или кто) приносит компании больше денег. 

принцип Парето 80/20

По сути, это один из ключевых видов анализа в любом бизнесе. В основе такого анализа лежит всем известный принцип Парето, благодаря которому 20% ассортимента (клиентов, сотрудников) приносит 80% дохода всей компании, при этом оставшиеся 80%, к сожалению, дают немногим более пятой части оборота.

Стандартный принцип abc анализа распределяется следующим образом:

А – ассортимент-лидер – около 80% дохода;

В – позиции со средней доходностью – около 15% оборота;

С – менее оборачиваемый ассортимент, дающий около 5% продаж.

Какие задачи решает авс анализ?

Разовое проведение авс анализа бессмысленная трата времени. Необходимо проводить его регулярно, желательно сопоставляя показатели в динамике. Оптимально, если этому уделять время хотя бы раз в квартал или чуть чаще. Однако тут главное не перестараться. Проведение авс анализа чаще чем раз в месяц также не приносит дополнительной пользы. Всё это потому что у abc анализа есть четкий ряд задач, которые он позволяет решить:

  1. Применение результатов анализа в планировании. Опираясь на спрос компания планирует бюджеты, затраты, логистику, производство. Например, если по результатам анализа мы выявляем, что значительная доля клиентов компании приходится на Сибирь: возможно имеет смысл задуматься о создании РЦ в этом регионе, помимо центрального склада в Поволжье.
  2. Разработка и пересмотр стратегии развития компании. Например, при углубленном анализе ассортимента мы выяснили, что существенная доля товарооборота приходится на люксовый товар, обеспечение продаж которого подразумевает пересмотр клиентоориентированности компании.
  3. Корректировка маркетинговой стратегии. Проведение abc анализа позволит задуматься: а на тот ли ассортимент направлена маркетинговая поддержка в компании или необходимо срочно менять вектор.
  4. Управление запасами в компании. Одна из ключевых задач, которую позволяет решить abc анализ. Какие запасы и для какого ассортимента нужно обязательно хранить на складе, а какой ассортимент вполне можно поставить на продажу «с колес».

Нельзя сказать, что АВС-анализ это универсальная волшебная палочка, есть в нем как плюсы так и минусы. Предлагаю их рассмотреть.

Преимущества и недостатки abc анализа

Плюсы abc анализа

  • Простота исполнения — потребуется несколько минут, особенно при наличии готового шаблона
  • Универсальность — анализировать этим способом можно любой показатель, любой критерий, любой сегмент
  • Надежность результата — в виду понятного и простого алгоритма, в котором сложно допустить ошибки
  • Правильная оценка экономической выгоды для бизнеса за счет четкого понимания каждой составляющей в развитие компании

Минусы abc анализа

  • При анализе используется имеющийся факт продаж, без оценки будущего прогноза и тенденций
  • Нерелевантность подхода при оценке по одному критерию
  • Одномерность — анализ основывается только на объеме продаж, для оценки регулярности спроса потребуется нечто иное
  •  A / B / С групп не всегда достаточно, иногда приходится добавлять группу D для убыточного ассортимента
  • Не учитываются внешние факторы такие как сезонность или форс-мажор

С определением, сутью и задачами всё более или менее понятно, однако для детального изучения вопроса необходимо поэтапное погружение.

Основные этапы проведения авс анализ ассортимента

Этап 1 Цель abc анализа

Прежде, чем начинать любой анализ, необходимо четко понимать цель и желаемый результат. Именно правильная постановка цели abc анализа позволит выбрать правильные данные. Ведь согласитесь, определить наиболее продаваемый ассортимент по прибыли и по весу — это несколько разные вещи. И требуются в этом случае разные вводные.

И, собственно, исходя из цели анализа выбираются необходимые данные:

  • показатель (прибыль, выручка, затраты, сотрудники, клиенты)
  • единица измерения (шт, руб, кг, человекочасы и пр.)
  • период (год, месяц, сезон)

Этап 2 Подготовка данных для анализа

Определившись с целью и выбрав ключевые для анализа данные их необходимо подготовить и привести к единой структуре. Формирование правильного массива первичных данных позволит избежать множества ошибок в дальнейшем и сделать выводы abc анализа более точными и корректными.

Сначала определяем источник данных. Это может быть любая информационная база или CRM, благо в современном мире их несчетное количество. Это может быть набор файлов в Excel и не только. По большому счету формат источника данных значения не имеет. Главное, при формировании массива данных необходимо четко осознавать два момента:

  1. наиболее релевантный период для нашей задачи
  2. постоянное наличие критерия анализа в массиве данных (если какого-либо ассортимента / контрагента / сотрудника не было 2 месяца из анализируемого квартала — корректность таких данных будет сомнительной)

Этап 3 Периодичность проведение авс анализ

Практические аспекты проведения авс анализа в рамках данной статьи будут рассмотрены чуть ниже. Здесь же отметим этого этапа следующие моменты:

Частота проведения возможных вариантов авс анализа

  • по SKU наиболее оптимально авс анализ проводить раз в квартал
  • по товарным категориям (брендам) оптимально проведение авс анализа раз в месяц
  • анализа по клиентам вполне можно перевести на ежеквартальный режим
  • для анализа сотрудников рейтинг лучше составлять ежемесячно

Проводить анализ чаще, конечно можно, но на коротких промежутках времени изменения обычно не столь значительны и частое его проведение просто бессмысленно. Хотя при наличии готового шаблона в Excel или информационной базе обновлять данные можно с частотой появления запроса (один из простых примеров доступен для скачивания в шаблонах сайта).

Этап 4 Выводы авс анализа

На ключевом этапе авс анализа ассортимента или клиентов интерпретируется полученная информация и принимаются соответствующие решения.

В сети иногда можно встретить мнение, что выводы полученные в ходе авс анализ, несколько примитивны, но уже более 100 лет этот метод используется в постоянной работе у аналитиков и маркетологов всего мира.

Ответы на какие вопросы можно найти в рамках данного анализа?

  1. Каковы доля «проблемного» и важного ассортимента / клиентов / сотрудников?
  2. Как меняется картина структуры продаж (при периодическом проведении анализа)
  3. На какой ассортимент направить более пристальное внимание сотрудников?
  4. Каковы возможные действия для товаров той или иной группы?

Категории abc анализа

СС аутсайдеры по всем показателям. Прежде, чем от таких отказываться их нужно бегло проверить на доступность продажи и задаться вопросами: Почему никто не берет эти товары? и Зачем нужны эти товары в ассортименте компании?

ВС низкоприбыльный ассортимент со средним уровнем оборачиваемости. Для повышения прибыльности, возможно, необходимо придать данной группе товаров большую ценность в глазах покупателя, подробно разъяснить их преимущества.

СВ товары с небольшим оборотом, но средней прибылью. Возможно, повышению продаж будет способствовать маркетинговая акция или изменение выкладки в более проходимое место.

ВВ устойчивые середняки. По данной группе можно оставить все как есть, занявшись ими в последнюю очередь.

СА товары с высокой прибыльностью, но низким оборотом. Это могут быть уникальные, редкие или эксклюзивные товары, возможно новинки. По такому ассортименту необходимо прилагать усилия для увеличения объема продаж.

АС низкоприбыльный ассортимент с высоким оборотом. По сути это товары привлекающие основную долю покупателей. Важно не допускать снижения продаж по данной группе и тщательно мониторить цену конкурентов.

ВА и АВ товары с высоким показателем по одному из критериев – оборот или прибыль и средним по другому. Важно постоянно мониторить показатели и конкурентов.

АА это «звезды», за которыми нужно постоянно следить и максимально способствовать продажам, обеспечивая маркетинговую, рекламную и консультационную поддержку.

Такие манипуляции всегда позволяют держать ситуацию под контролем, отслеживая любые изменения, и стараясь быстро принимать необходимые для увеличения продаж меры.

Несколько особенностей применение авс анализа

Дальше кратко отметим некоторые особенности и правила проведения авс анализа:

  • При сокращении ассортимента после анализа, при его повторном проведении вновь появятся позиции, которые можно выводить.
  • Очень редко ассортимент из группы С переходит в группу А, но наоборот вполне часто встречающееся явление.
  • Нельзя принимать решения о выводе из ассортимента неликвидного товара только на основе АВС анализа. Необходимо учитывать производственные возможности, обеспечение выбора для покупателя, логику, а также другие виды анализа.
  • Для понимания ситуации в отдельной категории для анализа лучше брать усеченный ассортимент, т.к. доходность и оборачиваемость генератора за 30 000 рублей и переходника за 2,5 рубля несколько разная.
  • Лучше использовать в анализе более длительные промежутки времени (так выборка будет более релевантная).
  • Использовать наиболее подходящее техническое решение (Excel в данном случае просто незаменим).

В дополнении к этим особенностям, крайне желательно придерживаться важных правил проведения анализа.

3 значимых правила проведении abc анализа

Несмотря на всю простоту данного вида анализа стоит отметить ряд правил, соблюдение которых позволит получить релевантные данные и сделать корректные выводы.

!Включение в анализ нового ассортимента или клиентов. Для «вновь прибывших» необходимы иные критерии анализа. По такому ассортименту или клиентам еще нет должной достаточной статистики продаж. Оптимальным решением для таких «новобранцев» станет временное отнесение их к категории АА (с соответствующими действиями).

!Проведение анализа за не сопоставимый период. Как отмечалось ранее выбор периода для проведения abc анализа очень важен. Поэтому, чтобы получить релевантные и корректные выводы, необходимо выбирать сопоставимый период без сезонных всплесков или провалов.

!Обязательная сегментация по сопоставимым параметрам. Не корректно проводить abc анализ для разных категорий товаров (например по стоимости или номенклатурной группе) или клиентов (частные компании категории люкс и госучреждения). Для каждого такого сегмента должен быть свой отдельный анализ.

Ошибки, которые стоит избегать при проведении abc анализа

  1. Слишком короткий период для анализа (продажи берутся минимум за квартал)
  2. Проведение анализа по одному показателю (нужно минимум два)
  3. Всех под одну гребенку (в федеральных сетях и госучреждениях разные продажи — и это нормально)
  4. Отсутствие проверки на дубли (фактические продажи при этом суммируются)
  5. Поспешные выводы о выводе (и это не тавтология :)) торопиться с удалением «аутсайдеров» не стоит — важно тщательно выяснить причины текущих продаж.

На этом теоретические аспекты анализа можно заканчивать, пора переходить к практической части.

Если нет времени или желания что-либо делать, то данный вид анализа зашит в стандартные настройки 1С ERP. В видео ниже подробно описан механизм расчета, когда всё уже настроено/

А если 1С не подходит, тогда abc анализ можно реализовать самостоятельно силами Excel

Как сделать abc анализ в excel?

Итак, приступим. Осуществляем выгрузку данных за требуемый период (месяц, год или квартал). Так как мы изначально определились с целями, то понять какой нам нужен период большого труда не составит. 

После того, как определились с периодом, выбираем ключевой показатель. В своей практике, я обычно выбираю два или три параметра в связке. Все зависит от поставленной задачи. Это могут быть:

  • выручка и количество
  • прибыль и выручка
  • выручка / количество / прибыль

И после того как данные для анализа выгружены в excel, мы ранжируем их с помощью сортировки по убыванию (либо из меню при нажатии на фильтр, либо вкладка Данные — меню Сортировка).

Сортировка по убыванию

 

Отсортировав все данные по какому-либо критерию, рассчитывается вес каждого SKU в общем объеме продаж. В конечном итоге следуя классической схеме abc анализ (80%-15%-5%) определяется категория для каждого наименования продукции. Именно так выглядит алгоритм расчета abc анализа. Однако алгоритмы алгоритмами, но хотелось бы на четких примерах все понять.

Примеры выполнения авс анализа в excel

С помощью excel abc анализ считается очень просто и сделать это можно 3-мя простыми способами.

Расчет abc анализ в excel способ №1 (по шаблону)

Для читателей нашего сайта выложен специальный шаблон, с помощью которого вы можете рассчитать abc анализ в excel за несколько секунд. Шаблон и краткое описание выложен на специальной страницеШаблон очень простой и интуитивно понятный с подробной инструкцией расчета, которая будет доступна после его скачивания.

Расчет abc анализа в excel способ №2 (вручную)

Чуть выше описан алгоритм расчета abc анализа силами excel. Именно по данному алгоритму и пойдем:

  1. Выгрузка данных из учетной системы
  2. Сортировка нужного параметра по убыванию
  3. Расчет доли каждого наименования в общем объеме продаж (значение по отдельно взятой строке, деленное на сумму всех значений) в %
  4. Добавить дополнительный столбец с накопительным итогом доли продаж
  5. Проставить категории ABC — границы до 80% — это А; до — 95% — это В; до — 100% — это С. Сделать это можно вручную, а можно применить формулу abc анализа с использование вложенного ЕСЛИ

Формула Если для abc анализа

Считаем abc анализ в excel способ №3 (через сводную)

Для расчета готовой формулы abc анализа в excel нет, однако есть возможность посчитать доли категорий используя сводную таблицу. Скажем честно, метод не самый простой, однако когда исходный массив на несколько сотен тысяч строк, может пригодиться и существенно ускорить расчет.

Пошаговые действия для такого расчета следующие:

  • Выгружаем исходные данные из любой учетной системы
  • Делаем сводную. Интересующий нас параметр помещаем в поле ЗНАЧЕНИЕ, наименование — в СТРОКИ
  • В параметрах поля ЗНАЧЕНИЙ есть замечательная вкладка «Дополнительные вычисления», где можно выбрать % от суммы с нарастающим итогом. Таким образом мы сразу получаем пункт 4, предыдущего способа.
  • Далее проставляем категорию abc анализа либо вручную из способа №2, либо используется формулу abc анализа с использование вложенного ЕСЛИ 

Нарастающий итог в сводной

Стоит учитывать, что при попытке прописать формулу ссылаясь на любые данные из сводной, Excel может прописывать формулу ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ, которая при дальнейшем протягивании не всегда дает корректный результат. Чтобы этого избежать, адрес ячейки старта из сводной таблицы прописываем вручную B4, E5, D4, A2 (как на втором скрине) или отключаем в настройках Excel (раздел формула — работа с формулами) использование функции GetPivotData.

Abc анализ в excel способ №4 (с помощью специальной надстройки)

Excel очень популярная программа, для которой придумано множество всяких дополнений, облегчающих жизнь аналитика. Существуют специальные Надстройки сторонних мастеров, которые легко посчитают abc анализ в excel лишь за 2 клика мыши. 

Так как я не очень жалую подобные сторонние разработки, будем ждать официального дополнения от разработчика. Возможно, в скором будущем Microsoft расширит возможности анализа для пользователей и добавит формулу abc анализа в excel в дополнения или Мастер Функций. Поживем, увидим.

Видео пример простого проведения abc анализа в excel

ABC анализ в excel личный опыт

Всё это замечательно, осталось только добавить несколько лайфхаков из личной практики. Нужно, значит нужно.

Сначала про периодичность

Конечно, можно данный анализ проводить хоть каждый день. Он прост. Есть масса инструментов и возможностей, но… Зачем? Обычно, чтобы «держать руку на пульсе», данный вид анализа я провожу раз в месяц и по всему ассортименту. Для клиентов — не чаще 1 раз в квартал.

Теперь по параметрам

  • Зачастую, я отклоняюсь от принципа 80%-15%-5% в сторону уменьшения первой части. Наиболее вероятное мое распределение А-50%, В-30%, С-20%.
  • Очень часто провожу анализ для двух показателей сразу (штуки и выручка или прибыль)
  • Две категории, полученные в результате, объединяю в ячейке с помощью СЦЕПИТЬ или &
  • Обязательно использую шаблон. Его всегда можно подготовить под свои параметры, но один раз сделанный шаблон экономит массу времени в дальнейшем. Если кому-то нужен, простой шаблон на отдельной странице.

В конечном итоге получается практически идеальная картина, а если быть конкретнее — идеальный abc анализ. 

Надеюсь, что мы смогли доступно описать суть действительно рабочего инструмента любого аналитика. Верю, что данная статья принесет тебе пользу. А применять или нет, каждый решит для себя сам.

С уважением, ваш аналитик

Оцените статью
Будни аналитика
Добавить комментарий