7 преимуществ фотографии рабочего дня для бизнеса

Для бизнеса жизненно необходимо контролировать продуктивность нахождения сотрудника на рабочем месте. Эта информация позволяет правильно оптимизировать процессы, выстраивать цепочки взаимодействия и планировать ресурсы компании. Одним из способов контроля продуктивности на рабочем месте является фотография рабочего дня сотрудника.

Большинство владельцев бизнеса сталкиваются с дилеммой, если начинают размышлять об учете продуктивной работы сотрудников компании. С точки зрения бизнеса это логично и оправдано, но с точки зрения работника — это может показаться неким ограничением.

В рамках данной статьи читатель сможет углубиться в методологию составления фотографии рабочего дня и выработать ряд принципов и нюансов, которые позволят эффективно внедрить этот метод в своей компании.

Суть методологии фотография рабочего дня сотрудника

Фотография рабочего дня [англ. photo of the working day] — это способ, который может позволить отследить распределение времени любого сотрудника компании за счет наблюдения и документирования временных затрат на исполнение рабочих обязанностей в течение дня.

Иными словами, фотография рабочего времени позволяет понять сколько и на что тратит времени сотрудник, выполняя свои рабочие обязанности. Существует множество способов адаптировать этот метод для различных целей — в зависимости от профессиональной области, корпоративной культуры и общих целей вашей команды.

Цели и задачи внедрения метода ФРД

Цели обычно не достигаются из-за плохого или нереалистичного распределения времени. Честный отчет о том, на что на самом деле тратит время сотрудник, по сравнению с тем, на что, по его мнению уходит время, поможет вам лучше оптимизировать процесс для достижения высокоприоритетных целей и задач.

Повышение производительности

Выполнение фотографии рабочего дня выявит самых больших «пожирателей времени» в течение дня. Это позволит вам либо искоренить такое поведение, либо лучше распределить время на более продуктивные задачи. Вы можете не осознавать, сколько времени тратится на выполнение задач не оптимального процесса, а сколько и вовсе не относится к работе.

Эффективно перераспределение времени

Возможность определить, в какое время дня вы более или менее продуктивны, является основным преимуществом аудита времени. Профессионалы, обладающие сильными навыками тайм-менеджмента, знают о важности перераспределения времени. Когда вы возьмете под контроль свое время, а не позволите ему контролировать вас, вы увидите наилучшие результаты.

Нормирование рабочего времени

Анализ данных нескольких специалистов позволит получить показатели для разработки и внедрения в компании определенных нормативов труда. Установив нормативы, впоследствии можно отслеживать соответствие этим нормам и выявлять причины потерь рабочего времени сотрудников.

Зачем нужно проводить фотографию рабочего дня?

Фотография дня — это систематический процесс, используемый для проверки того, как тратится рабочее время, что в свою очередь, влияет на нашу продуктивность. Самые эффективные люди — это те, кто используют свое время с пользой. Давайте рассмотрим некоторые причины, по которым вам следует более серьезно относиться к аудиту времени.

Осознание времени и его ценности

Возможно, вы тратите свое время на не продуктивную деятельность, даже не осознавая этого. Вероятно, вы проводите несколько часов за компьютером и в телефоне на работе. Но вы заняты просмотром картинок в соц. сетях или чтением Телеграмм большую часть тех часов, когда вы должны работать. К концу дня вы знаете, что провели часы за компьютером, но у вас нет результатов, которые можно было бы показать.

Фотография рабочего дня помогает понять не только важность времени, но и то, как мы его расходуем. Знание непродуктивных действий, которые отнимают наше время, помогает нам стать эффективнее.

О том зачем нужно проводить фрд сотрудника в коротком видео ниже

Объективность

Проведение аудита времени помогает нам быть объективным, а не субъективным. Мы собираем факты о том, как и где мы проводим свое время. Для тех, кто полон решимости улучшить свою игру в своей карьере или работе, это побуждает активно использовать свое время, а не реагировать.

Вместо того, чтобы позволить незапланированным событиям отнимать ваше время, фотография дня мотивирует нас заранее составить график своих действий и строго ему следовать.

Рациональное принятие решений

Аудит времени закладывает прочную основу, необходимую для принятия обоснованных решений для достижения цели. Вы более склонны принимать рациональные, а не эмоциональные решения.

Достижение бизнес-целей происходит быстрее, если вы привязываете к ним временные рамки. С помощью эффективного аудита времени вы определяете, сколько времени вы можете посвятить своим целям и работаете над достижением определенных этапов в течение определенного периода.

Эффективное управление временем

Эффективное управление временем поможет улучшить баланс между работой и личной жизнью. Это обуздывает излишества, которые крадут у нас наше время.

Мы проводите несколько часов на работе. Но в конце концов понимаем, что сделано не так уж и много. фотография дня поможет выяснить, на какие непродуктивные действия вы тратите свое время.

Подотчетность

Ответственность за использование времени всегда пригодится, и не важно работаем мы в команде или самостоятельно. Однако метод ФРД не только возлагает на вас ответственность за то, как вы тратите свое время, но также дает вам представление о том, как вы могли бы использовать свое время с большей пользой. И это не только наши мысли на этот счет, это наглядная оцифрованная форма, которая отражает всю суть рабочего процесса.

Прежде чем приступить к аудиту времени, убедитесь, что была выбрана «нормальная» неделя для отслеживания. И старайтесь придерживаться несколько важных правил.

Правила и особенности проведения фотографии рабочего времени

Целью проведения аудита является определение областей внимания в течение стандартного рабочего дня. Поэтому убедитесь, что вы отслеживаете действительно «стандартный» рабочий день. Если у вас запланировано множество необычных встреч или вы какое-то время будете отсутствовать в офисе, желательно перенести свой первый аудит на более удобный день.

Не стоит проводить аудит рабочего времени, когда:

• вы заменяете отсутствующих коллег
• собираетесь в отпуск
• находитесь в процессе переговоров со своим крупнейшим клиентом
• в компании колоссальнейший аврал или начало сезона 

Помимо этих важных моментов еще стоит отметить ряд значимых правил:

1. Для расчета нормативной базы потребуется провести 4-5 наблюдений
2. Нельзя применять единый стандарт для фотографии рабочего дня разных специальностей
3. Оптимальным будет проведение аудита рабочего времени в разные периоды деятельности сотрудника
4. Желательно проведение аудита поручить другому специалисту (взгляд со стороны, позволит более тщательно подойти к фиксированию мелочей).
5. Проводить аудит рабочего времени можно как явно, так и скрытно (при этом стоит отметить, что скрытый аудит дает более верные значения)

Недостатки методики фотография рабочего дня

Несмотря на то, что методика фотографирования рабочего дня сотрудника компании довольно простая для реализации, есть в ней несколько недостатков, которые желательно нивелировать:

• Сотрудник, производящий замер и аудит может не разбираться в сложных процессах работы узких специалистов. Для таких сотрудников желательно подключать к аудиту их руководителей.
• Возможные ошибки или некорректное заполнение листа фотографии рабочего дня. Естественно, внесение данных полностью на ответственных по заполнению, а вот ошибки технической части можно снизить создав единый шаблон.
• Субъективный подход в оценке результата. Тут либо довериться технологиям, либо подключать для анализа результатов группу лиц с участием непосредственного руководителя «подопытного» наблюдаемого.

Теоретическая часть почти закончена, теперь необходимо переходить к пошаговой практике фиксирования рабочего дня сотрудника компании. А для закрепления рекомендуем коротенькое видео по данной теме

Пошаговый алгоритм фиксирования фотографии рабочего дня

Правильно организованный процесс наблюдение – залог наиболее корректных результатов. Применение метода фотографии рабочего времени делится на 3 этапа:

• Подготовка
• Наблюдение
• Оценка результата

Ниже пошаговый список для проведения легкого аудита рабочего времени сотрудника:

Шаг 1 Подготовительный этап

В рамках подготовительного этапа проведения фотографирования рабочего дня сотрудника необходимо сделать следующее:

1. Сформулировать цели и задачи
2. Подобрать участников
3. Подготовить лист фотографии рабочего времени сотрудника

Исходя из вышеизложенного на данном шаге ставится цель аудита. От цели зависит тот подход и форма проведения фотографии дня.

Например тут необходимо понять, оповещать ли сотрудникам о фотографии рабочего дня или стоит придумать соответствующее объяснение для внедрения стороннего наблюдателя.

Затем подбираются участники аудита (как со стороны наблюдателей, так и со стороны наблюдаемых). Если подобный аудит проводится впервые, то важно подготовить всех сотрудников, провести обучение и инструктаж.

В завершении текущего этапа, необходимо разработать и согласовать листы ФРД, чтобы корректно отобразить итоги аудита. В качестве примера, можно скачать шаблон фотографии рабочего времени на странице шаблонов.

Шаг 2 Инструменты наблюдения

Как только мы определились с целями, участниками и согласовали детали, стоит перейти к непосредственному наблюдению. Стоит помнить о правилах и осуществлять аудит рабочего времени в обычные трудовые будни.

Во-первых, необходимо решить, собираетесь ли вы использовать программный инструмент или ручное фиксирование. Программное обеспечение для отслеживания времени является наиболее эффективным и точным способом в том случае когда основная занятость наблюдаемого происходит за компьютером.

Если вы хотите работать вручную, то любое устройство с повторяющимся будильником, такое как смартфон или простое расширение Chrome, будет работать нормально.

Во-вторых, в зависимости от сферы деятельности сотрудника, создавайте категории проектов вокруг действий, которые составляют рабочий день. Некоторые примеры могут включать:

• отчетность
• встречи
• звонки клиентам
• личное время
• совещания
• нарушения трудовой дисциплины (опоздания и ранний уход)

Они, вероятно, изменятся после того, как вы завершите аудит и увидите, на что вы действительно тратите время, но начните с тех областей, на которых в идеале вы должны сосредоточить большую часть своего времени.

Будьте предельно честны — сейчас важно получить реальное представление о том, куда уходит ваше время, независимо от результата.

Каждый элемент деятельности сотрудника или перерывы необходимо фиксировать отдельно. Особенно следует выделять работы по подготовке рабочего места или подготовке (например, выгрузка данных или поиск информации перед встречей).

Повторяйте в течение нескольких дней.

В течение одного дня всегда будут всплывать вещи, которые могут исказить ваши результаты. Отслеживайте всю рабочую неделю (пять рабочих дней), чтобы получить пул данных приличного размера, который обеспечит вам достоверный и надежный аудит.

Шаг 3 Оценка эффективности распределения времени

Анализ собранных данных поможет вам определить корреляцию между тем, где вы были, и тем, где вы находитесь сейчас. Не все собранные данные необходимы для вашего аудита. Вы должны отфильтровать пробелы в своих данных, поскольку они могут повлиять на точность вашего аудита. После того, как вы собрали данные за неделю, пришло время проанализировать результаты, чтобы определить потенциальные области для улучшения.

Рассортируйте свой рабочий день и классифицируйте каждый сегмент следующим образом:

1. Пожиратели времени: это действия, которые непродуктивны (например, просмотр веб-страниц, проверка социальных сетей) или могут быть ограничены или ограничены определенными блоками в течение дня (например, проверка электронной почты или длительные незапланированные обсуждения с коллегами).
2. Высокие приоритеты: это действия, которые продвигают вас к достижению ваших целей и задач. Несколько примеров высокоприоритетных действий могут включать завершение рабочих проектов, заранее запланированные встречи или проведение исследований.

Теперь начинается основная работа. В результате анализа эффективности рабочего времени делают значимые выводы и разрабатывают комплекс мер и рекомендаций по снижению количества рабочего времени, растраченного впустую.

Но тут важно не перегнуть палку. Например, ведь так называемые чаепития, перекуры с коллегой, беседы на посторонние темы, а также другие пожиратели времени очень часто необходимы для формирования нормальной рабочей атмосферы в коллективе компании с моральной точки зрения.

Помимо этого, результаты фиксирования фотографии рабочего дня можно использовать для решений вопросов продвижения по службе, изменения мотивации или аттестации сотрудников.

Преимущества фотографии рабочего дня для бизнеса

В заключении статьи необходимо отметить, что может дать бизнесу фотография рабочего времени сотрудника или всей команды. Остановимся только на 7 ключевых переменах, которые могут быть реализованы до, во время и после аудита рабочего времени.

Оптимизация процессов В ходе аудита рабочего времени наверняка будут выявлены процессы, которые либо излишни либо не оптимальны. Это может быть отдельный отчет с информацией, которая есть в другом отчете. Это могут быть слишком продолжительные совещания по вторника, четвергам и в последний день месяца. Это может быть излишне длинная бюрократическая цепочка согласования. И еще масса примеров неэффективной работы.

По результатам анализа скрина рабочего времени сотрудника (или нескольких сотрудников) станут заметны многие подводные камни, с которыми сталкиваются сотрудники. Если убрать или оптимизировать некоторые из них, компания сможет быстрее решать многие вопросы и получит более лояльных сотрудников.

Настройка системы безопасности Например, в результате аудита выявлено, что каждый 10 сотрудник компании треть рабочего времени проводит в социальных сетях и онлайн-магазинах, одним из решений вполне может стать блокировка ресурсов на уровне IT. Правда при следующем аудите вполне может появится другой пожиратель времени в виде общения у куллера, но это уже отдельная история.

Изменение мотивации К примеру, фотография рабочего дня отобразит частые перекуры сотрудников. Да можно, конечно принять запретительные меры на любые перекуры в компании. А можно мотивировать сотрудников вести здоровый образ жизни, например оплачивая фитнес для некурящих сотрудников.

Выработка нормативов О формировании нормы выработки для сотрудников уже было упомянуто чуть выше. Аудит рабочего времени позволит не только понять сколько может делать сотрудник, но и по результатам выстроить систему плановых показателей, способных мотивировать работников делать чуть больше (или качественнее, или быстрее)

Шаблонизация Не секрет, что у многих сотрудников подготовка (договоров, ревью,  отчетов) отнимает очень много времени. Не все умеют пользоваться Excel, Word или 1С на уровне профессионала и для многих работа с программами просто катастрофа. Аудит же позволит выявить эти пробелы и либо направить сотрудников на курсы, либо внедрить готовые шаблоны, заполнение которых сильно упростит жизнь рядовым сотрудникам.

Автоматизация Мы живем в век технологий и нейронных сетей, но при этом встречаются еще компании, в которых email отправляется через Почту России. Необходимо внедрять автоматизацию во многие процессы, которые заметно может подсветить фотография рабочего дня.

Изменение штата сотрудников Есть вероятность, что по результатам проведения аудита рабочего времени штат компании сильно изменится со всеми вытекающими, причем как в большую, так и в меньшую сторону.