Зачем нужен аналитический справочник?

Справочные материалы имеют решающее значение для обеспечения сопоставимости и точности аналитических результатов. Есть мнение, что простой аналитический справочник — это первое, что должен создать специалист, занимающийся анализом данных. И именно этот шаг, если всё сделано правильно, значительно упростит дальнейшую работу аналитика в компании.

Не стоит это опровергать, справочник аналитику действительно нужен и он действительно облегчает работу. Однако, при выстраивании процессов, завязанных на справочный материал, возникает множество вопросов, особенного в начале пути:

• Что представляет собой справочник аналитика?
• Какие параметры должны быть прописаны?
• Как быстро заполнить?
• Какой формат выбрать?

В рамках этой публикации постараемся найти истину в этом непростом вопросе создания действительно помогающего в работе справочника. А так как истина у каждого своя, пишите мнение и личный опыт в комментариях.

Теоретические аспекты справочника аналитика

Для начала, разберемся с определениями

Аналитический справочник — свод информации практического назначения, содержащий наиболее важные аналитические сведения для номенклатуры, контрагентов или каких-либо процессов.

Суть любого справочника сводится к упрощению обработки и ускорению процесса стандартизации анализируемых данных. Впоследствии, эти данные позволяют легко подтянуть необходимую информацию по тому или иному критерию в любой вид отчета, например, в план факт анализ

Наиболее распространенное явление — это ведение двух справочников:

1. Аналитический справочник номенклатуры
2. Справочник контрагентов (партнеров, клиентов)

В справочнике номенклатуры важно наличие следующих параметров (минимум):

• артикул (код)
• наименование товара
• бренд (торговая марка)
• категория (продуктовая группа)
• производитель (страна происхождения)
• ВГХ (весогабаритные характеристики)
• ставка НДС
• название (артикул / группа) в других базах и справочниках
• специальные параметры и дополнения, которые могут пригодиться в дальнейшем

В справочнике контрагентов (партнеров, клиентов, поставщиков) обычно прописываются параметры, которые важны и нужны при работе с контрагентами, ключевые из которых:

• код контрагента (уникальный ID)
• название
• канал продаж (основное направление деятельности)
• территориальный признак (город, область, страна)
• ответственный менеджер
• альтернативное название в других базах
• возможные ограничения контрагента
• любые другие полезные и нужные в работе параметры

При составлении любого справочника главное четкое понимание, какие параметры нам могут пригодиться в дальнейшей работе и плодотворная работа по его наполнению, в независимости от его формата.

В каком формате делать справочник аналитика?

Есть 3 основных варианта создания аналитического справочника:

1. Внешний файл по общим направлениям (номенклатура, контрагенты)
2. Вспомогательный справочник внутри рабочего файла
3. Справочник внутри какого-либо информационного решения

У каждого варианта есть свои особенности, плюсы и недостатки. Постараемся разобрать их чуть более подробно, а начнем с последнего

Справочник интегрированный в CRM систему компании

Справочник, интегрированный в какую-либо CRM систему или информационную базу данных компании, пожалуй самый распространенный способ. Это может быть 1С (ERP). Это может быть SAP. Это может быть любое самописное решение.

Такая организация аналитической структуры данных является, пожалуй, наиболее приемлемым вариантом. Еще бы, делаешь выгрузку из базы и у тебя все параметры уже прописаны. Однако данное решение имеет ряд сложностей и нюансов:

• ни каждая информационная база поддерживает легкое ведение справочника
• иногда требуется поддержка IT специалистов
• права на заполнения параметров должны быть у ограниченного круга лиц, либо  должен быть четко прописан алгоритм заполнения параметров (иначе будет хаос)
• информацией пользуются все, и согласовывать параметры также нужно со всеми
• не всегда удобен при массовом редактировании исторических данных

Аналитический справочник в виде отдельного файла Excel или Access

Специально созданный отдельный справочник проще и быстрее редактировать (особенно массово). Удобнее настраивать связи и взаимодействие с ним. А при достаточном техническом навыке работы с таблицами и массивами, не сложно интегрировать в любой файл.

Выбирать, как хранить данные, Excel или Access, каждый пользователь решает сам. Для меня лично Excel комфортнее и проще, но не без особенностей:

• для общего пользования файл должен быть выложен в сетевой папке (облаке)
• чтобы избежать хаос заполнения, необходимо ограничивать права доступа и редактирования
• стоит помнить об ограничениях Excel в 1 млн. строк

Справочник в виде отдельного листа в рабочем файле Excel

Отдельный лист в рамках файла, в котором идет первичная или основная работа. Порой, такой подход довольно удобен, т.к. не нужно переключаться между разными файлами или базами данных. Хотя и нюансы тоже есть:

• каждый дополнительный лист утяжеляет файл (и чем больше ячеек заполнено данными, тем тяжелее)
• при написании формулы в рамках одного файла всегда нужно помнить про $ для закрепления массива
• не всегда удается вспомнить и прописать идентичные свойства в разных отчетах

Первично выбирать нужно, тот формат, который проще и быстрее. А определившись с форматом переходить непосредственно к заполнению.

Как быстро прописать все параметры в аналитический справочник?

Какой бы способ хранения данных мы бы не выбрали, первичное заполнение всегда лучше и быстрее осуществлять в Excel, а потом либо интегрировать в CRM, либо прописывать единый алгоритм заполнения. Чем удобен Excel в данном случае?

1. возможность фильтровать по содержимому слову (части слова)
2. заполнение возможно только в видимых ячейках
3. автозаполнение ячеек (но всегда нужно перепроверять корректность заполнения)
4. удобство проверки заполненных параметров
5. возможность создания выпадающего списка
6. использование сводной для отслеживания заполненности и задвоений
7. сортировка в алфавитном порядке
8. возможность использования формул
9. поиск и замена значения (в т.ч. спецсимволов и пробелов)
10. использование сочетания клавиш для быстрого ввода данных

Не стоит забывать и пренебрегать этими десятью способами заполнения справочника аналитика — сэкономите очень много времени, сил и нервов.

Полезные хитрости ведения аналитического справочника

И напоследок, ниже несколько хитростей ведения аналитического справочника, существенно облегчающие работу с ним в дальнейшем.

1. Обязательный столбец с № п/п. Этот столбец желательно прописать формулой подсчета строки (чтобы не вспоминать об этом при добавлении новых атрибутов). Этот столбец позволит следующее:
   • во-первых, понять весь масштаб бедствия (по номеру последней строки)
   • во-вторых, при планомерном заполнении справочника можно оценить “давность” заведения атрибута
   • в-третьих, при сортировке или фильтрации берется весь массив (без ошибочно не захваченных строк)
2. Если данные хранятся в Excel, желательно преобразовать их в “умную таблицу”
3. Для облегчения веса файла справочника, крайне желательно максимально убрать все форматирование и стили
4. Лучше избегать хранения в двоичной книге, так как иногда, при настройке связей и написании запросов появляются ошибки
5. Создание четкой иерархии хранения файла со справочником на диске (одна папка в корневом каталоге, в которой хранятся все справочники)

Каждое аналитическое сообщество имеет уникальные потребности в справочных материалах. Однако, независимо от области применения, общей нитью является обеспечение точности и наполненности эталонных материалов.

Надеюсь статья про формирование и работу с аналитическим справочником окажется полезной не только вам, но и вашим знакомым, работающим с данными. Так что делитесь пользой 🙂

С уважением, ваш аналитик.